Um ponto bastante comum entre as empresas é o impacto da falta de integração entre a área de controle de estoque e o departamento de compras. Este era também o desafio da Hortifruta, cliente da GWTI que apresentou um cenário desafiador, com alguns pontos que precisavam ser ajustados e a busca de soluções para resolvê-los.
Para entender melhor, veja como funcionava o processo de compras da empresa e a solução que foi apresentada pela GWTI.
A Hortifruta atende supermercados da região de Sorocaba fornecendo frutas, verduras e legumes. Os pedidos de venda dos supermercados chegam na empresa até as 17h do dia corrente onde é feita a reserva dos itens que estão disponíveis em estoque. Os itens que não tem estoque são os que precisam ser comprados para atender o pedido do supermercado. O pedido deve ser entregue no dia seguinte até as 7h da manhã para encerrar o ciclo de atendimento ao cliente.
A partir deste momento o comprador da Hortifruta tem acesso aos pedidos e também a informação de quais itens precisam ser comprados e a quais pedidos eles pertencem, para que a demanda seja completamente atendida. Como as compras dos itens faltantes ocorrem dentro do Ceasa, o comprador visita os fornecedores que poderão atender os pedidos pendentes e já realiza a compra. Conforme ele compra, o fornecedor já entrega na Hortifruta o que foi comprado e o processo é encerrado até que todas as compras sejam concluídas.
Foram identificados alguns pontos de atenção e com base neles foram apresentadas as propostas de melhoria. O primeiro ponto foi referente ao uso de papéis impressos pelo comprador para consulta dos pedidos pendentes. Apenas ele tinha o controle do que estava faltando, justamente por ter essa informação apenas em papel impresso. Isso impactava diretamente o setor de recebimento, pois após a chegada dos produtos, não havia um documento de conferência que informasse quais eram os produtos que haviam sido comprados. Isso também influenciava diretamente o controle de estoque, pois os conferentes, no ato do recebimento do que o fornecedor entregava, não sabiam se o que foi comprado era o que estava sendo entregue. O procedimento era receber a mercadoria e dar entrada no estoque, mas sem auditar esse recebimento.
Com base neste cenário e pensando numa solução, a GWTI desenvolveu um aplicativo mobile de compras integrado ao Symphony ERP que contém os seguintes recursos:
- O aplicativo mobile importa para o tablet ou celular os itens que precisam ser comprados para atender os pedidos dos supermercados. Esses itens estão separados pelo fornecedor de cada produto.
- Como o comprador tem acesso à necessidade de compra, após realizá-la em cada fornecedor, ele finaliza e envia a compra do APP para o Symphony ERP. O comprador ainda pode realizar compras avulsas adicionais e que não estão listadas no que foi importado inicialmente para o APP;
- Uma vez que a compra realizada no APP já encontra-se disponível em tempo real no Symphony ERP, quando o fornecedor efetua a entrega da compra, o setor de recebimento saberá o que foi comprado e poderá conferir o que está sendo entregue pelo fornecedor.
Com a solução implantada a Hortifruta se beneficiou dos seguintes recursos:
- Eficiência e confiança no processo de compras;
- Conferência do recebimento e acurácia do estoque;
- Melhor atendimento ao cliente.
O maior desafio da GWTI é descobrir e entender as necessidades de seus clientes e entregar soluções que resolvam diretamente as dificuldades existentes em seus processos diários.